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由于開發區的性質所決定，經常要舉辦一些大小會議。比如：投資洽談會議、項目評估研討會、談判會議、信息發布會、合同簽字儀式、工程開工儀式、竣工儀式、剪彩儀式、企業投產典禮、外賓接待等會議和慶典。為此，掌握會議的策劃常識很有必要。
一、 基本要素
1、 主辦者：根據會議目標和規則，制定具體方案加以實施，為會議活動提供場所、設施和服務。保證會議的組織性和有序性。
2、 發起者：最早倡議并參與組織會議活動的單位或者個人。
3、 承辦者：具體落實會議的組織機構。對主辦者負責。
4、 東道主：會議活動舉行地點的主人。主要任務是提供會議活動的場所和設施，負責會議活動的接待。
5、 與會者：參加會議的對象。包括正式會員和代表、列席成員、特邀嘉賓、旁聽人員。國際會議安排觀察員參加，非正式資格，無表決權。
6、 會議議題：會議主要解決的問題和主要 內容一二三。
7、 會議主題：貫穿各議題的主線和中心思想。比如如何應對新世紀的挑戰。
8、 動議：會議期間臨時提出的議題，比較緊急，有針對性。
9、 過程文件：會議期間的 記錄、會談記錄、會見記錄等。
10、 最后文件：會議結束時的書面文件。包括決議、決定、紀要、公報、合同、協定、諒解備忘錄、宣言、聲明、計劃、綱領等。
11、 會期：會議從正式開始到結束的跨距。周期性的會議，每年有固定時間召開，或者每月的例會。
12、 休會：會議期間的臨時休息，或者是給與會者足夠時間研究磋商，或者是因為外界影響被迫中斷。
13、 閉會：在正常情況下，完成各項議程，結束會議。
二、 會議策劃
1、 會議目標任務：根據工作需要，經領導班子研究，確定會議的內容，制定會議的目標、議題、議程。
2、 會議規模方式：策劃好參加人員范圍、場地成本、座位格局、會場氣氛、場地布置。
3、 會議發言方式：確定會議的主持人、報告人、發言人。安排順序，檢查講稿，限制人數，控制發言時間。
4、 會議名稱確定：根據會議主題，制作會標。根據會議性質，選擇會議場地。報告會議需要大禮堂，研討會議需要圓桌，談判需要對面兩排而坐。
5、 會議議程日程：議程是根據主題確定的程序，考慮到內容、主次、輕重、先后順序一一列出。日程是根據會期天數，安排每天做什么活動。包括報告、研討、參觀、就餐等。時間、地點、召集人、參加對象一一列出。
三、 會議準備
1、 會務籌備組：大型會議都要設置會務服務系統。要設專門人員負責。
2、 組織機構：包括秘書組、聯絡組、提案組、宣傳組、簡報組、會務組、保衛組、總務組等。
3、 責任明確：做到人員落實、時間落實、文件發放、住宿、車輛、餐飲、等物質準備落實到位。按照時間進度保障。有的會議還需要做好保密工作。
4、 會議通知：要提前發送會議通知、邀請函、請柬等。寫明會議名稱、主辦單位、內容、時間、地點、參加對象、聯絡方式等。
5、 會議證件：大型會議要制作代表證。主要內容包括會議名稱、會徽章、姓名、照片、組別、編號、會議日期等。
6、 會場布置：設簽到處。掛會標、標語口號、旗幟、花卉、音響；主席臺布置、席位安排、座位標簽；同聲音翻譯機構；會議材料、獎品的擺放；空調、飲料、文具、視聽器材；安全通道、消防設施；
7、 會議費用：主要包括場地費用、裝飾費用、設備、交通、人工費用；文具資料費用、禮品和紀念品、餐飲食宿費用等。
8、 會議文件：要提前編寫制作必要的會議文件。商務洽談會議要制作會刊，包括參加會議的單位介紹、主要產品、聯絡方式等。并確定專人負責記錄、錄音、錄象等，做好新聞報導和簡報制作。
四、 會議接待
1、 擬定方案：根據辦會方針和接待規格，安排好迎接送行人員，宴請規格、住宿條件，以及參觀考察、娛樂活動等。
2、 接站：主辦方要安排人員在機場、港口、火車站迎接。確定迎接規格，陪同人員。制作引導標識和指示路牌。必要時候對于高級領導要安排獻花和歡迎隊伍。
3、 住宿：要安排在靠近會場的地方。根據參加會議人員的職位和身份，安排不同級別和規格的房間。隨行人員另行安排。發放作息時間和會議日程表。
4、 就餐：根據客人的民族習慣和國籍，安排適當的酒店。宴席、工作餐、酒會要根據需要具體確定。發就餐憑證，標出時間、地點、組合形式。餐桌上要擺放編號人數。服務員要講究禮貌。
5、 報到：設置會議接待大廳，服務人員做 好簽到、登記、驗證。發放文件，預收費用，安排住宿。對于典禮儀式和紀念性會議要設置會議簽到簿，與會者要親自簽名，是參加會議的憑據，以便留作永久紀念。
6、 會議活動：除了正式會議外，必要時候安排文藝演出、參觀考察、研討等。各組要安排好陪同人員和新聞記者。
7、 送行：要提前預訂返程票，送行車，做好費用結算，換正式發票。為了增加感情，可以發放紀念品。
五、 會見會談
1、會晤：雙方見面，交換意見，溝通信息，交換立場，聯絡感情。
2、接見：身份高的人士，會見身份低的人士；主人會見客人；領導人會見代表和先進個人。
3、召見：身份高的人或者主人，在自己的駐地，主動接見身份低的人或者客人。多使用于外事活動。涉外召見的要求是：座位安排“主左客右”，翻譯記錄人在后面坐；懸掛主方國旗；擺放水果茶水鮮花；主任在會客廳門口迎候，工作人員在大門口迎候。秘書介紹主客領導人后，再由領導人按照“先主后賓”的順序，介紹雙方隨行人員。會談完畢按照“主左賓右”的位置合影留念。
4、拜會：身份低的一方或者客人，主動去見身份高的人或者東道主。常帶有禮節性。
5、回拜：一方受到接見或者拜會之后，回訪對方，表示互相友好、尊重和感謝。
六、 簽字儀式
1、 簽字儀式的作用：確認會談文件的效力，正式簽署后生效；體現對于會談成果的重視； 通過參加人見證，通過記者報道擴大影響。
2、 簽字儀式的準備：通過反復磋商后定稿，用中外兩種文字寫成，嚴格校對后交付印刷、正規裝訂成冊（正本和副本）。
3、 簽字儀式：簽字人可以是參加談判的主談判人，也可以是更高級的領導人，可以代表一級政府的法人資格。代簽人必須出示委托人親筆簽字的委托書。注意簽字人的級別規格要相等。可以安排保證人、律師、公證人員參加簽字儀式。助簽人要指明簽字處。然后雙方加蓋公章產生法律效力。
4、 簽字儀式現場布置：簽字桌上擺放各方席卡，寫明組織名稱、職務和姓名。涉外簽字要使用中外兩種文字，插掛雙方國旗，會標也使用兩種文字。簽字位置按照“左主、右客”的慣例。參加簽字人員按照“主左、客右”的原則站立于簽字人后面。簽字結束后立即舉行酒會舉杯共慶會談成功。工作人員提前準備好香擯酒和酒杯等。
七、 慶典儀式
1、 開幕式、閉幕式：確定參加會議人員的范圍，包括主辦單位和上級機關的領導人，協助單位、贊助單位代表，東道主以及活動有關單位。群眾代表，新聞記者。提前準備好發言稿。政府舉辦的會議，開幕式要放國歌、閉幕式播國際歌。
2、 確定主持人、致辭人和剪彩人：主持人通常是由東道主或者主辦單位方；致辭人的身份應該高于主持人，比如主持人是副職務，致辭人應該是正職務。剪彩人由主辦單位和相關單位的最高領導人，身份級別要大體相等。剪彩時候放音樂，參加人員鼓掌祝賀。
3、 現場布置準備：禮儀小姐，彩球彩帶，剪刀托盤，胸花，紀念品；簽到薄要美觀雅典，留下領導墨寶；儀式完了后，可以安排文藝表演等活動。
4、 開工揭幕儀式：一般都在現場舉行，要準備好臨時主席臺，奠基牌碑，剪彩用品，煙花爆竹，安排宴席。
八、 宴會
1、 宴會的形式：國宴，是以國家元首的名義的慶典，或者歡迎外國元首。正式宴會，除不掛國旗、不奏國歌外，以國宴基本相似，用于國際會議和涉外交往。便宴，主人接待來賓，氣氛輕松活躍。酒會，雞尾酒，略備小吃，不設坐椅，客人隨意走動，便于交談。適應于慶典、開幕、簽字儀式等場合。茶會，講究茶葉和茶具，同時備有咖啡、水果和小吃。是一種研討會休息時間的招待形式。工作餐，自助餐或者快餐，形式簡單、隨意，方便工作交流，節約時間和費用，在時間緊迫、關系密切、不拘禮節場合下采用。
2、 宴會的目的：舉行宴會要師出有名，或者是歡迎來賓，或者是節日慶典，或者是開工典禮，或者是談判成功。高興而來，乘興而歸。目的不明確的宴會別人不敢參加會有顧慮的。
3、 宴會的的規格：要看來賓身份的高低而決定，有時候要看雙方的關系而決定。歡迎宴會要在客人到來的當天舉辦，要考慮客人的禁食規矩和餐飲習慣。
4、 宴會的桌次：主桌，設在進門的右側或者后側。席位，主人居中而坐，右側為主賓，其他按照職位高低確定遠近。主賓和夫人坐在主任的兩側，如果主人的夫人不能夠出席，要安排身份相當的女士來陪伴客人的夫人。主辦方的陪同人員，要交叉與客人相坐，便于交流和照顧客人。
5、 宴會的程序：迎候、入場、就坐、介紹、致辭、祝酒、交談、送別、進休息室。主辦方面要周密安排，服務熱情，考慮完善，細節體現水平。
九、 新聞發布會議
十、 展覽會議
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